Online-Seminar: Warum ist eine Verfahrensdokumentation so wichtig?

Weiterbildungstermine

Aus der "IHK/HWK-Pflanze und Ernte"-Reihe

Viele Betriebe digitalisieren ihre Prozesse, Aufzeichnungen und Rechnungen, beachten jedoch die Dokumentationspflichten gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) oft nicht genügend. In diesen Fällen besteht eine Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung. Helfen kann hier die Verfahrensdokumentation, in welcher die Prozesse, z. B. das ersetzende Scannen, dokumentiert werden. Mit ihr wird dem/der Betriebsprüfenden gewissermaßen ein Handbuch des Unternehmens übergeben, mit dem er/sie sich einfach zurechtfinden und die gesamten organisatorischen und technischen Abläufe der digitalen Buchführung lückenlos und fehlerfrei nachvollziehen und nachprüfen kann. Die Verfahrensdokumentation benötigen alle Unternehmen, unabhängig von der Größe, denn der Umfang der Dokumentation bemisst sich daran, wie komplex die Vorgänge sind.

Die Handwerkskammer Magdeburg lädt ihre Mitgliedsbetriebe deshalb herzlich zu einer Informationsveranstaltung rund um das Thema Verfahrensdokumentation ein. Sie erhalten dabei u. a. Antworten unserer Fachreferenten, Stefan Weimann (DATEV eG), sowie Hilmar Speck, Steuerberater und Präsidiumsmitglied der Steuerberaterkammer Sachsen-Anhalt, auf folgende Fragen:

• Warum ist eine Verfahrensdokumentation so wichtig? Wer braucht welche Dokumentation und wie muss diese eigentlich aussehen?
• Wie lässt sich im Unternehmen (insbesondere in einem Kleinst- oder Kleinbetrieb) mit vertretbarem Aufwand eine Verfahrensdokumentation erstellen, die dann auch vom Finanzamt akzeptiert wird?
• Welche Auswirkungen und Rechtsfolgen sind bei einer fehlenden oder unvollständigen Verfahrensdokumentation zu erwarten?

Eine Verfahrensdokumentation bietet auch viele Vorteile für das Unternehmen. In dieser werden Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar definiert und einheitliche Standards im Unternehmen geschaffen. So wird z. B. neuen Mitarbeiter*innen oder beim Wechsel von Zuständigkeiten der Einstieg in bestehende Prozesse erleichtert und die Einarbeitungszeit verkürzt. Im Unternehmen gelebte Prozesse können hinterfragt und gegebenenfalls optimiert werden.

Eine gute Dokumentation bewegt sich immer im Zusammenspiel von Unternehmen, IT-Systempartnern und Steuerberatungskanzleien. Grundsätzlich empfiehlt sich bei der Erstellung einer solchen immer die Unterstützung des Steuerberaters bzw. der Steuerberaterin. Sie wissen am besten, welche speziellen Bedürfnisse das Unternehmen hat und welche Aspekte auf das Unternehmen zutreffen.

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